Los datos de tu Tpv y las copias de seguridad ¿qué es esto?

El punto de venta ha evolucionado desde el binomio lápiz y papel, pasando después por las cajas registradoras hasta hoy día con los informatizados Tpv. Hay grandes diferencias entre los primeros, segundos y terceros, pero una de las más importantes es el volumen de datos que generamos y su importancia.

El volumen de datos de tu negocio se refleja en tu tpv

En los viejos tiempos se trabajaba con menos datos, incluso ninguno. Recuerdo en las tiendas de mi barrio, cuando era un niño, como las cuentas se sacaban a mano en la esquina de un papel ya varias veces utilizado y tachado. Cuando se acababa el espacio libre, ese papel acababa en una papelera y se empezaba con uno nuevo.

Ya años después supe que al final de la noche Antonio, el tendero, contaba el dinero en billetes y monedas que había en su cajón y después hacia una anotación en un cuaderno milimetrado. Guardaba los 2 datos esenciales, la fecha y el total de lo que había contado. 1 día de trabajo era una anotación de 2 datos, apenas una línea.

Hoy en día el hijo de Antonio necesita una media de 15 líneas con múltiples datos por columna para almacenar los datos de cada tiquet o factura que genera para sus clientes. Además de esto, el sistema ha de tener mucha información almacenada que se usa para las ventas como son los datos de los artículos que se van vendiendo (descripciones, precio, código…), los datos de los empleados que usan el Tpv, las distintas formas de cobro que usa, configuraciones, sistemas de fidelización de clientes, control de stock…. 

Los sistemas de cobro actuales necesitan de mucha información para generar las prestaciones que necesitas para dirigir tu negocio. Llegar a tener toda esta información requiere de mucho tiempo de dar de comer datos al programa y de generación de facturas. Esto genera varios Megabytes de información al día.

Cuando comenzó la informatización del punto de venta se hizo patente la importancia de tener copias de seguridad de los datos que se generaban. Un error humano o de la máquina podía mandar al traste muchas horas de trabajo y de información valiosa para el negocio, como cuentas abiertas y totales de ventas…. Además de la información que daba soporte a los apuntes contables, es decir, los tiquets.

¿Porque conservar los datos de mi Tpv?

Hoy en día la importancia de la conservación de los datos es mucho más importante si cabe, de hecho se ha convertido en vital. Y por dos razones diferentes pero a cual más importante. Tu información se ha convertido en uno de los tesoros que has de guardar.

Estas dos razones son:

• El Tpv como herramienta

La penetración de la informática en las barras y mostradores ha hecho que muchos procesos se llevan  a cabo de maneras automatizadas, la informática consigue unir la mesa del cliente (y sus deseos) con la cocina directamente, a través del director de orquesta que es el camarero. Yo he disfrutado mucho de este trabajo, de sentir que se ayuda a un negocio a sacar el máximo partido con nuestras herramientas…  aunque yo me di cuenta de esto una mañana de hace unos años; un cliente con el restaurante totalmente automatizado me dijo, literalmente “ven cuando puedas, yo estaré cerrado hasta que soluciones la avería” y así fue.

Aquí te das cuenta de la importancia de las copias de seguridad para restaurar un sistema de tpv que se ha averiado… volver en unos pocos minutos a tenerlo todo en marcha con las prestaciones que tenía justo antes de la avería.

Esto ahorra tiempo, dinero y disgustos.

• El Tpv como contabilidad

La legislación impositiva y tributaria de cada país es diferente, pero todos tienen en común que hemos de guardar una copia de cada transacción que realizamos, y esa copia de los tiquets o facturas debe estar almacenada a buen recaudo al menos varios años (5 en España).

Ante una inspección o requerimiento fiscal debemos presentar nuestros datos de ventas y no disponer de esta información puede generarnos muchos problemas, sobre todo económicos, ya que habrá que hacer frente a las multas que se puedan derivar de esto. Esto está contemplado en la actualización de algunos puntos de la ley española anti fraude.

Otro inconveniente derivado de la pérdida de la contabilidad es que perdemos la famosa información que nos puede ayudar a la hora de predecir un volumen de ventas para un periodo dado, una decisión de compra, los datos de los clientes o simplemente un rappel con un proveedor.

Tener la copia de seguridad al día hace que, ante un desastre informático, podamos recuperar la facturación de nuestro negocio con unos pocos clicks de pantalla (o ratón).

Esto ahorra tiempo, dinero y disgustos.

Ahora que sabes un poco más sobre las copias de seguridad o backups, seguro que te asaltan algunas dudas.

¿Qué hay en la copia de seguridad de mi Tpv?

A la hora de hacer una copia de seguridad normalmente en ella va toda la información de la aplicación, es decir, tanto la parte de programación y configuración como la de las ventas. Otro programas si dividen estos dos tipos de información generada. Unos ejemplos son:

• Información de trabajo: 

Toda información que recopila la configuración general del sistema, configuraciones de impresoras, formatos de impresión, teclados, reglas de funcionamiento, artículos y precios de venta, familias, empleados y permisos…  Toda aquella información más o menos estática durante la jornada y que ofrece la información a manejar por el siguiente punto

• Información generada dinámicamente:

Todos los datos relativos a las ventas como que artículos, cuantos y a qué precios,  movimientos de almacenes, compras, horas de empleados, consumos de clientes, compras, inventarios y todas aquellas acciones que conlleven movimientos, sean del tipo que sean.

¿Como hago la copia de seguridad de mi Tpv?

Todos los programas tienen un apartado o una utilidad de hacer copias de seguridad, algunos la realizan de manera automática cada cierto tiempo o al abrir y/o cerrar la aplicación. Esto último depende de la persona que haya hecho la instalación, aunque la mayoría de profesionales es un apartado que debe cuidar bien.

Aunque el programa de tpv lo haga de manera automática, es importante saber donde las hace y cuando. Tampoco está demás hacer una copia manual de vez en cuando.

¿Dónde hago las copias de seguridad de mi Tpv?

Dependiendo de qué volumen de datos tengas y de la forma de funcionar de tu negocio habrá que optar por uno u otro sistema, incluso con varios sistemas para una solución segura y rápida.

En el entorno del Tpv las copias se pueden almacenar de varias maneras, las más comunes son:

• Memorias USB: Las clásicas llaves USB, sencillas de utilizar y económicas, nos permiten llevar con nosotros una copia de manera fácil. Mínimo 2 copias en memorias diferentes, para evitar la pérdida de datos que supondría la avería de una de ellas.
• Discos duros USB: Más fiables y generalmente, de mayor tamaño, los actuales discos duros SSD que son menos propensos a sufrir con las vibraciones, son una gran opción. Como en el punto anterior, mejor 2 copias en 2 dispositivos diferentes.
• Nube: En internet hay muchos servicios que permiten almacenar de manera segura nuestros archivos. La infraestructura del proveedor nos garantiza la tranquilidad ante algún inconveniente grave. Eso sí, es importante securizar bien estos servicios con contraseñas robustas y si es posible, doble factor de autenticación, para reducir el riesgo de robo de datos.
• NAS: Estos dispositivos son básicamente nubes privadas (discos duros en red local) donde poder alojar la información. Un buen NAS puede contar con una configuración RAID que mantenga 2 discos copiados exactamente iguales.

Es importante remarcar que las copias de seguridad no se deben hacer en el propio disco duro del Tpv, ya que un fallo de este nos haría perder toda la información.

Tampoco debemos tener las copias en un dispositivo siempre conectado al Tpv, he visto numerosos robos en los que los cacos se han llevado el Tpv con copias y todo.

Por último, no es apropiado tener todas las copias en el mismo negocio ya que un imprevisto grave, como puede ser una inundación o un incendio puede acabar con todas las copias.

¿Necesitas un servicio para tus copias?

Entendemos que para muchos clientes el asunto de las copias de seguridad puede ser complejo e incluso abrumador. Dejar en manos de profesionales este tema te permite centrarte en tu negocio.

En Control Táctil ofrecemos planes de backup para nuestros clientes, la importancia de la ejecución, automatización y custodia de las copias es un área que cada día cobra más importancia, la seguridad y precios que ofrecemos se adecuan a cada cliente.

Incluso tenemos soluciones para aquellos que recelen de tener sus datos en internet o simplemente no dispongan de conexión.

Es importante que se tome conciencia de lo vital que es para un negocio tener los datos a salvo, así que no importa si prefieres guardar tus copias en un USB o en una nube, hacerlas tú mismo o dejarnos a nosotros…. Lo importante es que tu sistema tenga al menos, una copia de seguridad diaria. Por tu tranquilidad y por tu negocio.